Política de Privacidad

Fecha de entrada en vigor: 23 de septiembre de 2026.

Última actualización: 15 de octubre de 2026.

Esta Política de Privacidad explica cómo José Córdova, persona natural con RUC 1707017693001, operando comercialmente bajo la marca RobyContracts, en adelante “RobyContracts”, “nosotros” o “nuestro”, recopila, utiliza, almacena, comparte, protege y elimina Datos Personales relacionados con RobyContracts y los servicios disponibles a través de www.robycontracts.askroby.io, en adelante los “Servicios”.

Esta Política se aplica conforme a la legislación de protección de datos que resulte aplicable al tratamiento correspondiente, incluida la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y su normativa de desarrollo, y, cuando resulte aplicable por razón del tratamiento o de las personas afectadas, otras normas como el GDPR de la Unión Europea o UK GDPR.

RobyContracts puede ser utilizado por personas naturales, profesionales, empresas y otras organizaciones.

1. Quién es responsable de tus Datos Personales

RobyContracts puede cumplir distintos roles dependiendo del tratamiento realizado.

Respecto de información como los datos de tu Cuenta, facturación, comunicaciones con RobyContracts, seguridad, analítica, preferencias, consentimientos, evidencia contractual y administración de nuestra propia relación comercial contigo, RobyContracts actúa generalmente como Responsable del tratamiento.

Cuando un Cliente utiliza RobyContracts para almacenar, generar, completar o administrar contratos que contienen Datos Personales de terceros y determina las finalidades y elementos esenciales de dicho tratamiento, el Cliente actúa como Responsable y RobyContracts actúa como Encargado del tratamiento respecto de esos datos.

En esos casos también se aplica el Acuerdo de Procesamiento de Datos de RobyContracts, en adelante el “DPA”.

Una persona natural que utiliza RobyContracts únicamente respecto de sus propios Datos Personales no se convierte automáticamente, por ese solo hecho, en Responsable del tratamiento respecto de terceros.

2. Datos Personales que recopilamos

Los Datos Personales que tratamos dependen de cómo utilices RobyContracts.

2.1. Datos de Cuenta

Podemos tratar información como:

• dirección de correo electrónico;

• nombre, cuando se proporcione;

• nombre de organización, cuando corresponda;

• tipo y estado de la Cuenta;

• identificadores internos de Cuenta;

• invitaciones y pertenencia a organizaciones;

• roles y permisos dentro de una organización;

• información sobre configuración de seguridad;

• estado de autenticación multifactor; y

• demás información necesaria para administrar la Cuenta.

Las credenciales de autenticación son gestionadas por nuestro proveedor de autenticación utilizando mecanismos de hashing y seguridad apropiados.

RobyContracts no almacena contraseñas de usuario en texto plano.

3. Datos de facturación, Suscripciones y compras individuales

Cuando adquieres una Suscripción, un uso individual de contrato u otro Servicio de pago, la transacción es gestionada a través de Polar Software, Inc., que actúa como Merchant of Record respecto de las transacciones correspondientes.

RobyContracts puede recibir y conservar información limitada relacionada con la transacción, por ejemplo:

• Plan contratado;

• número de usos de contrato asociados al pago;

• importe;

• moneda;

• fecha del pago;

• fecha prevista de renovación;

• fecha efectiva de activación;

• estado de la Suscripción;

• estado de recuperación de pago;

• identificadores de orden o transacción;

• identificadores de Suscripción;

• país;

• determinados datos fiscales cuando correspondan;

• estado de reembolsos;

• importe o proporción reembolsada;

• estado de disputas o contracargos;

• estado de cambios programados de Plan; y

• demás información necesaria para administrar el Servicio contratado.

RobyContracts no necesita almacenar el número completo de tu tarjeta de pago.

Polar y los proveedores de pago que utilice procesan la información necesaria para realizar la transacción conforme a sus propias obligaciones legales y de privacidad.

4. Usos de contrato y registros de entitlement

RobyContracts mantiene registros destinados a determinar qué funcionalidades de pago se encuentran disponibles para cada Cuenta u organización.

Estos registros pueden incluir:

• origen del uso de contrato;

• compra o renovación que lo generó;

• fecha de emisión;

• fecha de compra;

• número de usos emitidos;

• número de usos consumidos;

• número de usos restantes;

• fecha de expiración cuando corresponda;

• identificador de la orden de Polar;

• identificador de la Suscripción;

• estado del reembolso;

• estado de una disputa;

• reversión de usos; y

• demás información necesaria para administrar correctamente las funcionalidades contratadas.

Estos registros son distintos del contenido de los contratos del Cliente.

5. Contenido que proporcionas a RobyContracts

Dependiendo de cómo utilices el Servicio, podemos tratar:

• contratos;

• plantillas de contratos;

• archivos DOCX;

• PDFs;

• documentos de Word;

• imágenes;

• fotografías;

• archivos escaneados;

• texto;

• anexos;

• documentos firmados;

• archivos adjuntos;

• información proporcionada mediante formularios;

• información proporcionada mediante enlaces privados;

• datos de arrendadores;

• datos de arrendatarios;

• datos de garantes;

• datos de representantes;

• datos de inmuebles;

• información económica o contractual;

• firmas incluidas en documentos;

• instrucciones proporcionadas a RobyContracts; y

• otros archivos o contenidos que decidas proporcionar.

El contenido de estos documentos puede incluir Datos Personales tuyos o de terceros.

RobyContracts no determina qué información decides incorporar a tus contratos o documentos.

Cuando proporcionas Datos Personales de terceros, eres responsable de contar con los derechos, autorizaciones y bases jurídicas que resulten necesarias para dicho tratamiento.

6. Información generada a partir del Contenido

Para proporcionar las funciones de RobyContracts, podemos generar y almacenar información derivada del Contenido, incluyendo:

• texto extraído;

• información obtenida mediante procesamiento automatizado;

• metadatos;

• datos estructurados extraídos;

• nombres de partes;

• fechas;

• valores contractuales;

• cánones;

• depósitos;

• garantías;

• identificadores;

• información relacionada con inmuebles;

• información necesaria para completar contratos;

• resultados de cálculos utilizados por determinadas funciones;

• resultados de procesamiento;

• borradores;

• contratos generados;

• documentos DOCX generados;

• documentos PDF generados;

• historial documental;

• historial de determinadas acciones realizadas en el contrato; y

• contenido generado con asistencia de inteligencia artificial.

Estas representaciones y resultados se utilizan para proporcionar las funciones de preparación, renovación, generación, administración y almacenamiento de contratos de RobyContracts.

7. Información proporcionada mediante enlaces privados

Determinadas funciones pueden permitir que el Cliente genere un enlace privado para que otra persona proporcione información necesaria para completar un contrato.

Dependiendo de la configuración y de la información solicitada por el Cliente, RobyContracts puede tratar:

• nombre;

• correo electrónico;

• número de identificación;

• información de contacto;

• información contractual;

• información relacionada con el inmueble;

• información del arrendador;

• información del arrendatario;

• información del garante;

• información de representantes;

• respuestas proporcionadas mediante el formulario; y

• demás información solicitada legítimamente por el Cliente mediante esa función.

La persona que recibe el enlace privado no se convierte por ese solo hecho en Cliente de RobyContracts.

Cuando tratamos esta información por cuenta de una organización Cliente, dicha organización determina las finalidades del tratamiento y RobyContracts actúa como Encargado conforme al DPA aplicable: trata esa información solo conforme a las instrucciones de la organización y para las finalidades señaladas en el DPA, y no la comunica, cede ni transfiere a otras personas, ni siquiera para su conservación, salvo a los subencargados autorizados en la medida necesaria para prestar el Servicio, por instrucción de la organización o por requerimiento de una autoridad competente.

8. Contratos firmados

RobyContracts puede permitir que el Cliente cargue nuevamente al Servicio una copia final o firmada de un contrato.

Dicho archivo puede contener:

• nombres;

• números de identificación;

• información contractual;

• firmas;

• certificados o representaciones visibles incorporadas en el documento;

• fechas;

• datos de las partes; y

• demás información contenida en el archivo.

RobyContracts almacena el archivo proporcionado por el Cliente conforme al ciclo de conservación aplicable.

Cuando el documento haya sido firmado mediante una herramienta externa, RobyContracts no afirma por ese solo hecho haber realizado o validado criptográficamente la firma.

9. Datos técnicos, de actividad y seguridad

Podemos recopilar datos técnicos razonablemente necesarios para operar, proteger, mantener y diagnosticar los Servicios, incluyendo, según corresponda:

• dirección IP;

• navegador y user-agent;

• dispositivo;

• idioma;

• fecha y hora;

• eventos de autenticación;

• actividad relevante de Cuenta;

• eventos relacionados con MFA;

• cambios de permisos;

• errores;

• tiempos de procesamiento;

• resultados de procesos automatizados;

• eventos de seguridad;

• información sobre ejecución de tareas programadas;

• eventos relacionados con eliminación y restauración;

• eventos relacionados con Archive o Trash; y

• otros registros técnicos relacionados con la operación del Servicio.

No todos estos datos se conservan durante el mismo período.

Los períodos de conservación se describen más adelante en esta Política.

10. Analítica

RobyContracts puede utilizar herramientas de analítica para comprender de forma agregada cómo se utilizan los Servicios, identificar problemas y mejorar el producto.

Actualmente estas herramientas pueden incluir Vercel Analytics y Google Analytics.

Además, RobyContracts cuenta por su cuenta las páginas públicas que se abren, sin cookies ni identificadores que perduren. Guarda la página, el idioma, el sitio desde el que se llegó y una marca aleatoria que vive en la pestaña del navegador y desaparece al cerrarla. No guarda direcciones IP ni datos de la Cuenta, no se usa dentro de la Cuenta y no requiere consentimiento.

La analítica opcional se activa únicamente después de la elección correspondiente mediante el mecanismo de consentimiento de RobyContracts cuando dicho consentimiento sea necesario.

La información analítica puede incluir, dependiendo de la herramienta y configuración:

• páginas visitadas;

• eventos de navegación;

• dispositivo;

• navegador;

• datos técnicos;

• región aproximada;

• fechas y horas; y

• identificadores técnicos o seudónimos utilizados por la herramienta.

No necesitamos analizar el contenido de tus contratos para realizar analítica general de navegación del sitio.

11. Comunicaciones, soporte y comentarios

Cuando te comunicas con RobyContracts podemos tratar:

• tu correo electrónico;

• nombre;

• contenido de tus mensajes;

• solicitudes de soporte;

• comentarios;

• feedback;

• información voluntariamente proporcionada sobre cancelaciones;

• información voluntariamente proporcionada sobre reembolsos;

• información relacionada con disputas de pago; y

• información necesaria para investigar un problema específico.

Cuando solicitamos opcionalmente información como el motivo de una cancelación o reembolso, proporcionar dicha información es voluntario.

Asistente de ayuda. Si usas el asistente del sitio o de la app, guardamos el texto de tu pregunta, el tema, la página y el idioma, para mejorar el asistente y la experiencia de uso. No guardamos tu nombre, tu cuenta ni tu dirección IP junto a la pregunta. Borramos estas preguntas a los 180 días. No escribas datos personales o de tus contratos en el asistente.

12. Evidencia contractual y consentimientos

RobyContracts mantiene registros destinados a demostrar la celebración, administración y cumplimiento de la relación contractual.

Estos registros pueden incluir:

• identificación de la Cuenta;

• dirección de correo utilizada;

• nombre;

• organización;

• documento legal aceptado;

• versión del documento;

• idioma;

• fecha y hora de aceptación;

• copia archivada o referencia al texto aceptado;

• hash criptográfico del documento;

• aceptación del DPA cuando corresponda;

• declaración de autoridad para actuar por una organización;

• aceptación o revocación de determinados consentimientos;

• instrucción de cancelación;

• instrucción de cierre de Cuenta u organización;

• instrucciones de eliminación;

• eventos relevantes de reembolso;

• eventos relevantes relacionados con disputas;

• evidencia de determinadas acciones legales o contractuales; y

• demás información razonablemente necesaria para acreditar la relación jurídica.

Estos registros son distintos del Contenido del Cliente.

Cerrar una Cuenta o eliminar contratos no implica necesariamente eliminar inmediatamente esta evidencia contractual.

13. Cómo utilizamos los Datos Personales

Utilizamos Datos Personales únicamente para finalidades legítimas relacionadas con RobyContracts.

Finalidad

Base jurídica principal, según corresponda

Crear y administrar una Cuenta.

Ejecución de contrato.

Administrar organizaciones, usuarios y permisos.

Ejecución de contrato.

Almacenar y procesar contratos y documentos.

Ejecución de contrato / instrucciones del Responsable.

Extraer y estructurar información contractual.

Ejecución de contrato / encargo de tratamiento.

Generar, renovar o completar contratos.

Ejecución de contrato / encargo de tratamiento.

Permitir enlaces privados para recopilar información.

Ejecución de contrato / instrucciones del Responsable.

Almacenar documentos finales o firmados.

Ejecución de contrato / instrucciones del Responsable.

Gestionar Suscripciones, compras, pagos y reembolsos.

Ejecución de contrato / obligación legal.

Administrar usos de contrato.

Ejecución de contrato.

Gestionar recuperaciones de pago.

Ejecución de contrato / interés legítimo.

Gestionar disputas y contracargos.

Interés legítimo / ejercicio o defensa de derechos / obligación legal.

Enviar avisos operativos y de facturación.

Ejecución de contrato.

Enviar guía de configuración y consejos de uso de RobyContracts después de crear una cuenta.

Ejecución de contrato / interés legítimo.

Proporcionar soporte.

Ejecución de contrato / interés legítimo.

Proteger Cuentas y prevenir abuso o fraude.

Interés legítimo / obligación legal.

Mantener registros de seguridad.

Interés legítimo / obligación legal.

Mantener evidencia contractual.

Interés legítimo / defensa de derechos / obligación legal.

Cumplir requerimientos legales.

Obligación legal.

Analítica opcional.

Consentimiento, cuando corresponda.

Enviar marketing, ofertas o novedades.

Consentimiento.

Establecer, ejercer o defender reclamaciones.

Interés legítimo / ejercicio o defensa de derechos.

La base jurídica concreta puede variar según la jurisdicción y las circunstancias del tratamiento.

14. Marketing

La guía de configuración y los consejos de uso de RobyContracts que enviamos después de que creas una cuenta no son marketing. Explican cómo usar el servicio que acabas de abrir, llevan un enlace para darte de baja con un solo clic, y darte de baja de ellos no detiene los mensajes de seguridad, de cuenta, de facturación ni de renovación.

RobyContracts puede enviar newsletters, información sobre nuevas funciones, ofertas, promociones u otras comunicaciones comerciales cuando hayas otorgado el consentimiento correspondiente.

Puedes retirar ese consentimiento en cualquier momento mediante el mecanismo de cancelación de suscripción incluido en las comunicaciones, cuando esté disponible, o escribiendo a:

support@askroby.io

Retirar el consentimiento de marketing no impide que RobyContracts envíe comunicaciones necesarias para:

• seguridad;

• Cuenta;

• facturación;

• renovación;

• recuperación de pago;

• cancelación;

• Archive;

• Trash;

• eliminación;

• soporte; o

• cumplimiento contractual o legal.

15. Inteligencia Artificial

RobyContracts utiliza proveedores externos de inteligencia artificial para determinadas funciones, que pueden incluir:

• lectura de documentos;

• extracción de información;

• clasificación;

• estructuración de campos;

• comprensión de contratos;

• preparación o renovación de contratos;

• generación de contenido;

• procesamiento de instrucciones; y

• otras funciones automatizadas relacionadas con los Servicios.

Dependiendo de la operación, pueden enviarse al proveedor correspondiente:

• documentos o partes de documentos;

• imágenes;

• texto;

• fragmentos de contratos;

• campos estructurados;

• instrucciones del usuario;

• datos necesarios para completar un contrato; o

• otra información estrictamente necesaria para completar la solicitud.

RobyContracts no utiliza los contratos o documentos del Cliente para entrenar o realizar fine-tuning de modelos propios.

Además, lo que enviamos a los proveedores de inteligencia artificial no se usa para entrenar sus modelos: para leer contratos solo usamos proveedores que no recopilan lo enviado.

Las solicitudes de inteligencia artificial que contienen Contenido del Cliente se configuran para exigir restricciones de recopilación y retención compatibles con la arquitectura de privacidad de RobyContracts, incluyendo requisitos de no recopilación de datos y cero retención cuando la función y el proveedor lo permiten.

RobyContracts utiliza una arquitectura destinada a evitar que solicitudes con Contenido del Cliente sean enviadas a rutas incompatibles con dichas restricciones.

16. Proveedores actuales de inteligencia artificial

Los proveedores utilizados actualmente pueden incluir:

OpenRouter.

Actúa como gateway y sistema de enrutamiento de solicitudes de inteligencia artificial.

Google.

Determinados modelos de Google pueden utilizarse para funciones de lectura, extracción y procesamiento documental.

17. Procesamiento automatizado y decisiones automatizadas

RobyContracts utiliza procesamiento automatizado e inteligencia artificial para funciones como:

• extracción de información;

• clasificación;

• estructuración;

• identificación de partes;

• identificación de fechas;

• identificación de valores contractuales;

• preparación de contratos;

• generación de documentos;

• cálculos relacionados con determinadas funciones contractuales; y

• organización documental.

Este tipo de automatización no significa que RobyContracts esté tomando por sí mismo una decisión jurídica sobre una persona.

RobyContracts no utiliza sus funciones de inteligencia artificial para adoptar, por sí solo, decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre los usuarios.

RobyContracts tampoco realiza elaboración de perfiles con ese propósito.

18. Información proveniente de fuentes oficiales

Determinadas funciones pueden utilizar información pública u oficial para realizar cálculos o completar funcionalidades, por ejemplo datos o índices publicados por organismos oficiales.

La información pública u oficial utilizada para realizar una función no necesariamente constituye Datos Personales.

Cuando dicha información se combina con información contractual identificable, el resultado puede formar parte del Contenido del Cliente y quedar sujeto a esta Política.

19. Categorías especiales o sensibles de Datos Personales

RobyContracts no necesita que proporciones categorías especiales o sensibles de Datos Personales para utilizar las funciones generales del Servicio.

Sin embargo, el Cliente puede decidir proporcionar contratos o documentos que contengan información sensible.

Dependiendo del documento, podría incluir, por ejemplo:

• información financiera;

• información biométrica visible incorporada en documentos;

• información relativa a menores;

• información de salud;

• discapacidad;

• creencias;

• afiliaciones; u

• otras categorías protegidas por la legislación aplicable.

Cuando el Cliente incorpora información de esa naturaleza, es responsable de determinar que cuenta con una base jurídica válida y que el tratamiento mediante RobyContracts es apropiado y lícito.

RobyContracts procesa dichos datos únicamente en la medida necesaria para proporcionar los Servicios y conforme a las instrucciones aplicables.

20. Menores de edad

Debes tener al menos 18 años para contratar RobyContracts por tu propia cuenta.

Una persona menor de 18 años podrá utilizar RobyContracts cuando su padre, madre o representante legal haya creado la Cuenta o autorizado expresamente su utilización conforme a los mecanismos disponibles.

RobyContracts no realiza verificaciones sistemáticas de identidad o edad.

En consecuencia, no podemos garantizar que una persona menor de edad nunca proporcione información falsa sobre su edad o utilice una Cuenta sin la autorización correspondiente.

Si eres padre, madre o representante legal y consideras que un menor está utilizando RobyContracts sin la autorización requerida, puedes escribir a:

support@askroby.io

RobyContracts podrá investigar la situación y adoptar las medidas apropiadas, incluyendo restricción o cierre de la Cuenta cuando corresponda.

21. Proveedores y destinatarios de Datos Personales

RobyContracts utiliza proveedores tecnológicos para prestar los Servicios.

Los principales proveedores actuales incluyen:

Consulta las funciones y ubicaciones de los subencargados actuales.

La función jurídica de cada proveedor puede variar.

No todos los destinatarios actúan necesariamente como subencargados del Contenido del Cliente.

En particular, Polar actúa como Merchant of Record respecto de las transacciones correspondientes.

22. Correos electrónicos y títulos de documentos

Determinadas comunicaciones transaccionales pueden requerir que nuestro proveedor de correo procese información asociada a una Cuenta.

Esto puede incluir:

• dirección de correo;

• nombre;

• tipo de notificación;

• identificadores;

• datos de facturación necesarios;

• fechas de renovación o eliminación;

• número de usos de contrato restantes; y

• cuando la finalidad del mensaje lo requiera, determinados nombres o títulos de contratos o documentos mostrados en la notificación.

Limitamos el contenido transmitido al necesario para la comunicación correspondiente.

23. Alertas operativas y administrativas

RobyContracts puede utilizar mecanismos técnicos de mensajería para enviar alertas internas relacionadas con eventos operativos.

Cuando dichas alertas estén relacionadas con una Cuenta, procuramos minimizar los Datos Personales transmitidos.

Por ejemplo, un evento de reembolso puede representarse mediante un identificador específico del evento junto con información limitada como importe, tipo y estado de la operación.

Cuando no sea necesario, estas alertas internas no deben incluir:

• nombre del Cliente;

• correo electrónico;

• títulos de contratos;

• contenido contractual; ni

• información extraída de documentos.

Los detalles adicionales pueden consultarse, cuando sea necesario, dentro de los sistemas administrativos autenticados de RobyContracts.

24. Comunicaciones legales y requerimientos de autoridades

RobyContracts podrá comunicar Datos Personales cuando sea necesario para:

• cumplir una obligación legal válida;

• responder a una orden de autoridad competente;

• investigar fraude o actividad ilícita;

• proteger la seguridad de los Servicios;

• proteger derechos de RobyContracts, del Cliente o de terceros; o

• establecer, ejercer o defender reclamaciones.

Evaluaremos los requerimientos recibidos y limitaremos la información proporcionada a lo razonablemente necesario cuando la legislación lo permita.

25. Transferencia o sucesión del negocio

Si RobyContracts se reorganiza, se incorpora en una futura sociedad, vende una parte sustancial del negocio, se fusiona o transfiere los Servicios a un sucesor legítimo, determinados Datos Personales pueden formar parte de la operación.

Cuando corresponda, dicha información se transferirá bajo obligaciones de confidencialidad y protección compatibles con esta Política y con la legislación aplicable.

26. No vendemos tus Datos Personales

RobyContracts no vende los Datos Personales de los usuarios.

El uso de proveedores tecnológicos para prestar los Servicios no constituye una venta de información personal por parte de RobyContracts.

27. Procesamiento internacional

RobyContracts utiliza infraestructura y proveedores que pueden tratar información en Estados Unidos y otras jurisdicciones.

No indicamos una región técnica específica en esta Política porque las arquitecturas de los proveedores pueden evolucionar.

Cuando una operación esté sujeta a requisitos específicos sobre tratamiento o transferencias internacionales, RobyContracts aplicará los mecanismos exigidos por la legislación correspondiente.

Cuando resulte aplicable GDPR o UK GDPR y sea legalmente necesario, dichos mecanismos pueden incluir decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, adendas u otros mecanismos válidos.

Para las transferencias a Estados Unidos, RobyContracts se apoya en los acuerdos de tratamiento de datos de Supabase, OpenRouter y Resend, que forman parte de sus términos de servicio e incorporan cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Respecto de los demás proveedores se aplican sus propios términos y políticas de privacidad.

La utilización de un proveedor ubicado fuera del Ecuador no significa por sí sola que toda operación deba recibir la misma calificación jurídica.

Cada relación se estructura conforme a la legislación aplicable y a la función que desempeñe el proveedor.

28. Seguridad

RobyContracts aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los Datos Personales de acuerdo con los riesgos del tratamiento.

Estas medidas incluyen:

• cifrado de datos en tránsito mediante HTTPS/TLS;

• cifrado en reposo proporcionado por nuestros proveedores de infraestructura;

• almacenamiento seguro de credenciales mediante mecanismos de hashing administrados por el proveedor de autenticación;

• autenticación;

• autorización;

• políticas de acceso a nivel de base de datos;

• separación lógica entre Cuentas y organizaciones;

• autenticación multifactor;

• restricciones sobre accesos privilegiados;

• registros operativos y de errores;

• comprobaciones automatizadas de aislamiento entre Cuentas;

• verificaciones operativas del Servicio.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.

29. Autenticación multifactor

RobyContracts requiere autenticación multifactor para acceder a información protegida.

Los usuarios disponen de un período inicial de aproximadamente cuatro días para configurar el segundo factor.

Una vez terminado dicho período, el acceso al contenido protegido puede quedar restringido hasta completar la configuración.

30. Acceso humano al contenido

Los sistemas automatizados de RobyContracts necesariamente procesan contratos y documentos para proporcionar el Servicio.

RobyContracts no lee de forma rutinaria los contratos o documentos de los Clientes como parte de la operación humana ordinaria.

Las interfaces ordinarias de administración y soporte no están diseñadas para permitir la lectura habitual del contenido contractual.

Sin embargo, personas con acceso privilegiado a determinada infraestructura podrían técnicamente acceder a información cuando sea necesario para:

• atender una solicitud autorizada de soporte;

• investigar un problema técnico;

• responder a un incidente de seguridad;

• mantener o recuperar la infraestructura;

• cumplir una obligación legal válida; o

• ejecutar una intervención expresamente autorizada por el Cliente.

Cuando exista un acuerdo separado con un Cliente que autorice expresamente acceso humano para pruebas, implementación, diagnóstico o soporte, dicho acceso podrá realizarse conforme a ese acuerdo.

De forma excepcional, cuando una falla reportada por un Cliente no puede diagnosticarse sin el documento afectado, el responsable de RobyContracts puede introducir el fragmento mínimo necesario en Claude Code, la herramienta de asistencia de programación de Anthropic con la que desarrolla la plataforma. Para ello utiliza una cuenta con el entrenamiento desactivado; Anthropic conserva ese contenido hasta treinta (30) días, el registro local se elimina en el mismo plazo, y el uso no es rutinario. Esta herramienta figura en la lista de subencargados.

31. Incidentes de seguridad

RobyContracts mantiene mecanismos destinados a identificar, investigar y responder a incidentes que puedan afectar a Datos Personales.

Cuando ocurra una violación de Datos Personales y la legislación aplicable exija notificación, RobyContracts realizará las comunicaciones correspondientes a las personas, Clientes o autoridades competentes dentro de los requisitos legalmente aplicables.

32. Conservación del Contenido activo

Mientras un contrato, plantilla, archivo o documento permanezca activo y exista un derecho válido de almacenamiento conforme al Servicio, RobyContracts conserva el contenido razonablemente necesario para proporcionar las funciones correspondientes.

RobyContracts puede conservar los archivos originales proporcionados por el Cliente mientras el contenido permanezca dentro de su ciclo de vida aplicable.

Esto puede incluir:

• contratos originales;

• plantillas DOCX;

• PDFs;

• archivos adjuntos;

• documentos generados;

• archivos DOCX generados;

• PDFs generados;

• documentos finales firmados cargados por el Cliente;

• información extraída;

• datos estructurados;

• información proporcionada mediante enlaces privados;

• metadatos; e

• historial documental.

El Cliente debe conservar fuera de RobyContracts cualquier copia que necesite mantener permanentemente por razones comerciales, legales, regulatorias, contables o de archivo.

RobyContracts no debe considerarse el único archivo permanente de los contratos del Cliente.

33. Post-Subscription Period

Cancelar una Suscripción no elimina inmediatamente el Contenido del Cliente.

Cuando el Cliente cancela voluntariamente una Suscripción, mantiene el período ya pagado hasta su fecha de finalización.

Cuando termina ese período pagado, comienza un Post-Subscription Period de seis meses calendario.

Durante ese período, el Cliente puede continuar accediendo a sus contratos activos y demás contenido sujeto a dicho período.

Los usos de contrato previamente acumulados y todavía válidos pueden continuar utilizándose durante el Post-Subscription Period.

Si el Cliente dispone de usos válidos, podrá continuar procesando contratos conforme a las funciones disponibles.

No existe un período adicional de conservación después del Hard Deletion Deadline por el solo hecho de que un contrato o proceso se haya iniciado poco antes de la fecha límite.

Al llegar la fecha y hora exactas aplicables:

• los usos de contrato sujetos a ese plazo expiran;

• el contenido sujeto a ese plazo deja de estar disponible; y

• comienza la eliminación permanente correspondiente.

34. Renovaciones fallidas y recuperación de pago

Cuando falla un cobro de renovación:

• los nuevos usos de contrato asociados a dicha renovación no se conceden mientras el pago no se haya completado;

• durante los primeros siete días el Cliente mantiene el acceso normal conforme a las reglas del Servicio; y

• Polar puede continuar su proceso de recuperación de pago.

Si al finalizar esos siete días el pago continúa pendiente, RobyContracts inicia el Post-Subscription Period de seis meses.

Durante ese período, el Cliente mantiene acceso al Contenido del Cliente sujeto al período y puede utilizar usos de contrato previamente acumulados y todavía válidos.

Polar puede continuar intentando cobrar la renovación conforme a su proceso de recuperación de pago, salvo que el pago tenga éxito, el Cliente cancele o dicho proceso termine.

Si una recuperación posterior tiene éxito, la Suscripción puede volver al estado activo, los usos correspondientes a dicha renovación pueden ser emitidos y el ciclo de conservación del contenido activo se ajustará conforme a las reglas aplicables.

35. Compras individuales de USD 3 y conservación

Una compra individual válida de un uso de contrato genera un uso de contrato sujeto a las reglas comerciales aplicables.

Un uso individual no utilizado puede expirar seis meses calendario después de su compra.

Una compra individual también puede establecer o extender la conservación del contenido activo y no archivado hasta, como mínimo, seis meses calendario desde la compra.

Una nueva compra nunca reduce una fecha de conservación posterior que ya resulte aplicable.

La compra no extiende automáticamente la conservación de contratos que ya se encuentren archivados.

36. Archive

RobyContracts permite colocar contratos en un área de Archive.

Cuando un contrato es archivado:

• comienza un período máximo de conservación de seis meses calendario;

• el contrato puede permanecer visible;

• el contrato puede permanecer descargable; y

• se muestra o calcula una fecha de eliminación aplicable.

El Cliente puede restaurar un contrato antes de su eliminación.

Al restaurarlo:

• deja de aplicarse la fecha de eliminación propia de Archive; y

• el contrato pasa nuevamente al ciclo de conservación del contenido activo.

La restauración no otorga automáticamente seis meses nuevos por el solo hecho de restaurar.

Una fecha de eliminación anterior aplicable al Post-Subscription Period, cierre de Cuenta u otra regla de eliminación prevalece sobre una fecha posterior de Archive.

37. Trash

Cuando el Cliente elimina un contrato, plantilla u otro contenido sujeto a recuperación, dicho contenido puede ingresar en Trash durante un período máximo de 30 días.

Mientras se encuentre allí, RobyContracts puede ofrecer:

• Restore; y

• Delete permanently now.

El contenido en Trash no forma parte del flujo normal activo.

Cuando se restaura:

• si el contenido estaba activo antes de eliminarse, vuelve al estado activo;

• si estaba archivado, vuelve al Archive y continúa sujeto al ciclo que le correspondía.

Trash no pausa ni extiende una fecha de eliminación anterior.

La fecha válida más temprana prevalece.

38. Eliminación permanente de contenido individual

Cuando seleccionas una función equivalente a Delete permanently now, el contenido correspondiente deja de estar sujeto al período ordinario de recuperación de Trash y entra en el proceso de eliminación permanente.

Una vez ejecutada la eliminación definitiva:

• deja de estar disponible;

• no puede restaurarse mediante las funciones normales de RobyContracts; y

• RobyContracts no ofrece un servicio individual de recuperación desde copias internas o de infraestructura.

RobyContracts no crea ni mantiene respaldos separados de los documentos del Cliente. No puede restaurar contenido eliminado definitivamente a partir de un respaldo propio.

Determinados proveedores pueden conservar copias técnicas residuales durante períodos controlados por sus propias arquitecturas, obligaciones o mecanismos de recuperación.

39. Cierre de la Cuenta u organización

Cerrar una Cuenta u organización es diferente de cancelar una Suscripción.

Cuando una persona debidamente autorizada confirma el cierre:

• RobyContracts cancela cualquier Suscripción facturable activa cuando corresponda;

• todos los usos de contrato no utilizados asociados a la Cuenta u organización se pierden;

• el acceso termina;

• los contratos y demás Contenido del Cliente dejan de estar disponibles desde la perspectiva del Cliente;

• Archive y Trash dejan de funcionar como períodos de recuperación;

• el Post-Subscription Period deja de proteger el contenido;

• se inicia la eliminación del Contenido correspondiente; y

• el cierre es irreversible desde la perspectiva del uso normal de RobyContracts.

Los usuarios invitados pierden acceso al contenido de la organización cerrada.

Una Cuenta personal independiente de un usuario invitado puede continuar existiendo si no forma parte del cierre.

Antes del cierre, el Cliente debe conservar individualmente cualquier información que quiera mantener.

RobyContracts no garantiza que cada copia técnica en cada proveedor desaparezca en el mismo instante en que se confirma el cierre.

Los procesos técnicos de eliminación pueden continuar después de que la Cuenta haya dejado de estar disponible.

40. Reembolsos

RobyContracts puede tratar información necesaria para administrar solicitudes de reembolso, incluyendo:

• pago correspondiente;

• fecha de compra;

• número de usos adquiridos;

• usos consumidos;

• usos restantes;

• proporción potencialmente reembolsable;

• importe;

• estado del reembolso;

• identificadores de Polar; y

• motivo del reembolso cuando el Cliente lo proporcione voluntariamente.

RobyContracts no ofrece una garantía separada de satisfacción sobre el primer pago de una Suscripción, sin perjuicio de derechos obligatorios establecidos por la ley o de actuaciones de Polar como Merchant of Record conforme a sus propias políticas.

Determinadas compras individuales pueden estar sujetas a una First Contract Guarantee conforme a los Términos de Servicio.

RobyContracts también puede gestionar reembolsos parciales de usos no consumidos conforme a las reglas aplicables.

Polar sigue siendo la fuente principal de información respecto del importe financiero efectivamente reembolsado y los ajustes fiscales correspondientes.

41. Disputas y contracargos

Cuando Polar u otro proveedor informa una disputa relacionada con un pago, RobyContracts puede tratar:

• identificador del pago;

• orden;

• importe;

• estado de la disputa;

• fecha;

• información de la Cuenta;

• usos de contrato relacionados;

• estado de la Suscripción; y

• evidencia razonablemente necesaria para administrar o responder a la disputa.

Una disputa abierta no implica por sí sola el cierre inmediato de la Cuenta.

Mientras la disputa se encuentre pendiente, RobyContracts puede marcar el pago como DISPUTE_PENDING o utilizar un estado equivalente.

Si la disputa se resuelve a favor del Cliente y el pago es finalmente revertido, RobyContracts puede retirar entitlement o usos no consumidos atribuibles a ese pago y modificar el estado de la Suscripción cuando corresponda.

Si la disputa se resuelve a favor de Polar o RobyContracts, el entitlement correspondiente puede continuar o restaurarse.

Fraude confirmado, abuso, contracargos abusivos repetidos u otras infracciones materiales pueden dar lugar a medidas adicionales conforme a los Términos de Servicio.

42. Información que podemos conservar después del cierre o eliminación

Cerrar una Cuenta o eliminar Contenido del Cliente no significa que RobyContracts deba eliminar inmediatamente toda evidencia de que existió una relación contractual.

Podemos conservar únicamente la información mínima necesaria para:

• demostrar qué persona o Cuenta aceptó determinados documentos legales;

• demostrar qué versión fue aceptada;

• demostrar la fecha y hora de aceptación;

• acreditar una instrucción de cierre o eliminación;

• demostrar la ejecución de determinadas operaciones;

• mantener evidencia de pagos y reembolsos;

• gestionar disputas;

• cumplir obligaciones tributarias o contables;

• gestionar fraude o seguridad;

• cumplir obligaciones regulatorias; o

• establecer, ejercer o defender derechos o reclamaciones.

Esta conservación no significa que RobyContracts mantenga los contratos, plantillas, documentos firmados, datos extraídos o demás Contenido del Cliente para continuar utilizando el Servicio después de la eliminación correspondiente.

43. Períodos de conservación

RobyContracts utiliza diferentes períodos de conservación según la finalidad de la información.

43.1. Evidencia contractual y jurídica

Los registros mínimos necesarios para demostrar:

• aceptación de Términos;

• Política de Privacidad;

• DPA;

• autoridad para representar a una organización;

• consentimientos relevantes;

• revocaciones;

• cierre de Cuenta;

• instrucciones de eliminación;

• reembolsos;

• disputas; y

• otros eventos contractuales relevantes,

pueden conservarse durante hasta diez años desde el evento o desde la finalización de la relación correspondiente, cuando dicha conservación sea razonablemente necesaria para establecer, ejercer o defender derechos o reclamaciones.

44. Información tributaria y contable

Los registros que deban conservarse para finalidades tributarias, contables o documentales podrán conservarse durante hasta siete años, o durante el período diferente que exija la legislación aplicable.

45. Registros de seguridad y actividad relevante

Los registros individualizables relacionados con:

• seguridad;

• accesos;

• autenticación;

• MFA;

• eventos significativos de Cuenta;

• eventos de organización; y

• actividad administrativa relevante,

se conservan generalmente durante hasta doce meses.

46. Registros técnicos y de diagnóstico

Los registros técnicos detallados destinados principalmente a diagnóstico, como:

• intentos de procesamiento;

• tiempos de procesamiento;

• llamadas automatizadas;

• errores ordinarios; y

• eventos técnicos,

se conservan generalmente durante hasta noventa días.

47. Procesos automatizados y cron

Los resultados resumidos de tareas programadas y verificaciones operativas pueden conservarse durante hasta doce meses.

Los logs técnicos detallados relacionados con dichas ejecuciones se conservan generalmente durante hasta noventa días.

48. Analítica

Los datos analíticos que continúen siendo identificables o seudonimizados se conservan generalmente durante hasta catorce meses.

Los registros del recuento propio de páginas públicas descrito en la sección 10 se eliminan a los catorce meses.

La información que haya sido realmente agregada o anonimizada de manera que ya no permita identificar razonablemente a una persona puede conservarse durante períodos más largos.

49. Soporte y comunicaciones

Las comunicaciones de soporte, comentarios y demás correspondencia se conservan durante el tiempo necesario para atender la solicitud y realizar un seguimiento razonable.

Las preguntas hechas al asistente de ayuda se eliminan automáticamente a los 180 días.

Cuando una comunicación se convierta en evidencia relevante de una disputa, fraude, incidente o relación contractual, podrá conservarse durante el período aplicable a esa finalidad.

50. Excepciones a los períodos ordinarios de conservación

Los períodos descritos anteriormente pueden extenderse respecto de información específica cuando sea necesario para:

• cumplir una obligación legal;

• responder a un requerimiento de autoridad;

• investigar un incidente de seguridad;

• investigar o prevenir fraude;

• atender una disputa;

• establecer, ejercer o defender una reclamación; o

• mantener evidencia sujeta a una retención jurídica específica.

Cuando deje de existir la razón que justificó la conservación adicional, la información será eliminada, bloqueada o anonimizada según corresponda.

51. Sin respaldo separado de documentos

RobyContracts no crea ni mantiene respaldos separados de los documentos del Cliente. Si un documento se pierde del almacenamiento principal, RobyContracts no puede restaurarlo desde un respaldo propio. Archive y Trash son funciones del almacenamiento principal, no respaldos independientes.

Los proveedores de infraestructura pueden conservar copias técnicas mediante sus propios procesos. RobyContracts no ofrece esas copias como servicio de recuperación para el Cliente.

Cuando borras un contrato, un archivo o tu Cuenta, RobyContracts lo elimina de inmediato de su base de datos y de su almacenamiento de archivos. Lo que cada proveedor dice públicamente sobre las copias que conserva (consultado el 27 de septiembre de 2026):

• Supabase (base de datos y archivos): los archivos no forman parte de las copias de seguridad de la base de datos, y su documentación no ofrece copias de seguridad a los proyectos del plan que usa RobyContracts.

• Vercel (alojamiento de la aplicación): conserva los registros de las solicitudes durante 1 hora en el plan que usa RobyContracts. No guarda tus contratos.

• Resend (correos): conserva los correos enviados y sus registros durante 30 días, y sus copias de seguridad durante 7 días.

• OpenRouter (inteligencia artificial): no guarda el contenido de las solicitudes salvo que se active el registro, que RobyContracts no activa; conserva datos de uso como cantidad de texto, modelo y costo. RobyContracts solo admite proveedores de modelos que no conservan lo enviado.

• Polar (pagos): conserva los datos de las compras mientras la ley le obligue, por ejemplo por razones tributarias. No publica un plazo fijo.

Estos plazos los fija y publica cada proveedor, pueden cambiar y RobyContracts no puede comprobarlos ni acortarlos.

El Cliente es responsable de conservar sus propias copias de cualquier documento o información que necesite mantener.

52. Cookies y tecnologías similares

RobyContracts utiliza tecnologías necesarias para:

• mantener sesiones;

• autenticar usuarios;

• proteger el Servicio;

• recordar determinadas preferencias esenciales; y

• permitir funciones necesarias de la aplicación.

Estas tecnologías estrictamente necesarias pueden utilizarse sin consentimiento cuando la legislación aplicable lo permita.

El recuento propio de páginas públicas descrito en la sección 10 no utiliza cookies ni otros identificadores que perduren.

RobyContracts también utiliza o puede utilizar tecnologías opcionales de analítica.

Actualmente estas pueden incluir:

• Vercel Analytics; y

• Google Analytics.

Cuando el consentimiento sea necesario, dichas herramientas opcionales permanecen desactivadas hasta que el usuario realice la elección correspondiente.

Puedes aceptar, rechazar o modificar las opciones disponibles utilizando el mecanismo de consentimiento de RobyContracts.

53. Tus derechos

Dependiendo de la legislación aplicable y de las circunstancias concretas, puedes tener derecho a solicitar:

• información sobre el tratamiento;

• acceso a tus Datos Personales;

• rectificación o actualización;

• eliminación;

• oposición al tratamiento;

• limitación o suspensión;

• portabilidad;

• retirada de un consentimiento previamente otorgado; y

• otros derechos reconocidos por la legislación aplicable.

Retirar el consentimiento no afecta la licitud de tratamientos realizados antes de la retirada.

Algunas acciones pueden realizarse directamente mediante las funciones disponibles dentro de la Cuenta.

Para otras solicitudes puedes escribir a:

support@askroby.io

54. Solicitudes relacionadas con datos controlados por otro Cliente

Cuando RobyContracts procesa Datos Personales por cuenta de una empresa, profesional u otro Cliente que actúa como Responsable, determinadas solicitudes relacionadas con esos datos deberán ser resueltas por dicho Cliente.

Si recibimos directamente una solicitud respecto de información que tratamos únicamente por cuenta de otro Responsable, podemos:

• dirigir a la persona al Responsable correspondiente;

• trasladar la solicitud al Cliente; o

• asistir al Cliente cuando resulte apropiado.

55. Verificación de identidad en solicitudes de derechos

RobyContracts no realiza verificación sistemática de identidad o edad para todos los usuarios.

Sin embargo, cuando alguien solicita acceso, modificación, eliminación u otra actuación respecto de Datos Personales, podemos solicitar información razonablemente necesaria para confirmar que la persona tiene derecho a realizar la solicitud.

Esta verificación se limita a lo razonablemente necesario según el riesgo de la solicitud.

56. Reclamaciones ante autoridades

Si consideras que el tratamiento de tus Datos Personales infringe la legislación aplicable, puedes presentar una reclamación ante la autoridad competente.

En Ecuador, la autoridad de protección de Datos Personales es la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Cuando resulte aplicable otra legislación, también puedes tener derecho a acudir a la autoridad correspondiente de tu jurisdicción.

57. Cambios a esta Política

RobyContracts puede actualizar esta Política cuando evolucionen:

• los Servicios;

• la tecnología;

• los proveedores;

• las prácticas de tratamiento;

• las funcionalidades;

• los ciclos de conservación; o

• las obligaciones legales.

Cuando realicemos cambios no materiales, podremos actualizar la Política y su fecha de “Última actualización” y proporcionar un aviso razonable cuando corresponda.

Cuando un cambio sea material, procuraremos comunicarlo claramente.

Si la legislación aplicable exige un nuevo consentimiento o una nueva aceptación expresa, RobyContracts solicitará dicha acción antes de realizar el tratamiento que la requiera.

RobyContracts puede conservar versiones anteriores de esta Política y evidencia de las versiones aceptadas o comunicadas.

58. Delegado de Protección de Datos

RobyContracts no ha designado actualmente un Delegado de Protección de Datos Personales o DPO.

Las consultas relacionadas con privacidad o protección de Datos Personales pueden dirigirse directamente a:

support@askroby.io

La necesidad de designar un Delegado será reevaluada si cambian la estructura jurídica, las actividades, la escala o la naturaleza del tratamiento realizado por RobyContracts.

59. Contacto

Responsable: José Córdova.

RUC: 1707017693001.

Operando comercialmente bajo la marca: RobyContracts.

Correo de privacidad, soporte, seguridad y asuntos legales: support@askroby.io.

Dirección: Quito, Pichincha, Ecuador.

Teléfono: +593 99 061 2230.